ciclo de vida de un sistema

ciclo de vida de un sistema

Ciclo de Vida del Desarrollo de un Sistema – Son los pasos a seguir desde que se comienza con la necesidad de un sistema hasta que el mismo es sustituido. Los pasos son:

1.      Planificación

2.      Análisis

3.      Diseño

4.      Implantación

5.      Operación y Apoyo

Planificación:

Comienza con un pedido escrito llamado “system request”, que identifica el sistema de información y los cambios deseados. Pueden ser cambios mayores (un nuevo sistema) o cambios menores (un reporte). El propósito de la fase de planificación es identificar claramente la naturaleza y el alcance del problema. Se requiere una investigación preliminar y el resultado se llama Informe de Investigación Preliminar. La investigación preliminar también es conocida como Estudio de Viabilidad.

Análisis:

El propósito es conocer exactamente cómo trabaja el sistema actual, determinar y documentar qué debe hacer el sistema y recomendar las posibles soluciones. Se utilizan diferentes herramientas para explicar cómo funciona el sistema actual. Primero se hace una determinación de requisitos, donde se define todas las funciones que realiza el sistema actual y se determinan las mejoras necesarias. Luego se desarrolla un plan específico para resolver los problemas del sistema actual; este proceso se llama Análisis de requisitos. El producto de esta fase es el Documento de requisitos del sistema, donde se describe los requisitos de la gerencia y los usuarios, los diferentes planes, sus costos y la recomendación.

Diseño:

El propósito de esta fase es desarrollar un diseño (cómo va a quedar) del sistema de información que satisfaga todos los requisitos documentados. Se determina qué va a hacer el sistema. Se identifican las entradas (Input), salidas (Output), archivos, programas, procedimientos y controles del sistema. El documento creado se llama Especificaciones del Diseño del Sistema y debe ser aprobado por la gerencia y los usuarios.

Implantación:

Esta es la fase en la cual el sistema es creado e instalado. Los programas son escritos, probados y documentados. El propósito de esta fase es entregar un sistema de información completo y documentado, que haya sido revisado y aprobado por la gerencia y usuarios.  Los preparativos finales incluyen la conversión de datos, adiestramientos y la transición del sistema viejo al nuevo. En esta fase se debe realizar una evaluación del sistema luego de implantado para verificar costo-beneficio. El resultado final de la fase de implantación es un sistema listo para usarse.

Operación y Apoyo:

Luego de que la compañía esté utilizando el sistema, a veces es necesario realizar cambios al sistema para hacer mantenimiento o mejoras. Los cambios de mantenimiento son para corregir errores o adaptar el sistema a requisitos del gobierno u otras entidades. Las mejoras son modificaciones para aumentar la capacidad del sistema, como nuevos reportes.

El ciclo de vida es el período de tiempo que "vive" un sistema informático desde que es pensado hasta que es desechado.

El ciclo de vida de desarrollo de sistemas informáticos puede dividirse en actividades o fases que, en general, se ajustan al esquema mostrado en el gráfico. Este esquema gráfico es el ciclo de vida típico, dado que existen gran cantidad de variantes que dependen de la organización, del tipo de sistema que se realizará, de los gustos de los administradores, de los tiempos, etc.

Las actividades típicas del ciclo de vida son:

1- Estudio de factibilidad.

2- Análisis (de requerimientos).

3- Diseño

4.1- Creación de prototipos

4.2- Implementación

5 - Validación y prueba

6 - Operación y mantenimiento

EL ROL DE CONSULTOR DEL ANALISTA DE SISTEMAS

Con frecuencia, el analista de sistemas desempeña el rol de consultor para un negocio y, por tanto, podría ser contratado de manera específica para enfrentar los problemas de sistemas de información de una empresa. Esta contratación se puede traducir en una ventaja porque los consultores externos tienen una perspectiva fresca de la cual carecen los demás miembros de una organización. También se puede traducir en una desventaja porque alguien externo nunca conocerá la verdadera cultura organizacional. En su función de consultor externo, usted dependerá en gran medida de los métodos sistemáticos que se explican en este libro para analizar y diseñar sistemas de información apropiados para una empresa en particular. Además, tendrá que apoyarse en los usuarios de los sistemas de información para entender la cultura organizacional desde la perspectiva que tienen ellos.

EL ROL DE EXPERTO EN SOPORTE TECNICO DEL ANALISTA DE SISTEMAS

Otro rol que tendrá que desempeñar es el de experto en soporte técnico dentro de la empresa en la cual labora de manera regular. En este rol el analista recurre a su experiencia profesional con el hardware y software de cómputo y al uso que se le da en el negocio. Con frecuencia, este trabajo no implica un proyecto completo de sistemas, sino más bien la realización de pequeñas modificaciones o la toma de decisiones que se circunscriben a un solo departamento.

Como experto de soporte técnico, usted no esta a cargo del proyecto; tan solo actúa como recurso para aquellos que si lo están. Si usted es un analista de sistemas contratado por una empresa de  manufactura   o servicios, gran parte de sus actividades podrían ajustarse a este rol.

EL ROL DE AGENTE DE CAMBIO DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El rol más completo y de mayor responsabilidad que asume el analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo para la empresa. Como analista, usted es un ajen te de cambio si desempeña cualquiera de las actividades relacionadas con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (que se explicara en la siguiente sección) y está presente en la empresa durante un largo periodo (de dos

semanas a mas de un año). Un agente de cambio se puede definir como alguien que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y coopera con los demás para facilitar el cambio.

Su presencia en el negocio inicia el cambio. Como analista de datos, usted debe estar consciente de este hacho y utilizarlo como punto de partida para su análisis. De ahí que tenga que interactuar con los usuarios y la (sino son un o solo y el mismo) desde el principio de su proyecto. Sin su colaboración usted no podría entender lo que ocurre en una organización y el cambio real nunca se daría.

Si el cambio (es decir, la mejora al negocio que se pueden concretar mediante los sistemas de información) parece factible después de efectuar el análisis, el siguiente paso es desarrollar un plan para el cambio de manera conjunta con quienes tienen la facultad de autorizarlo. Una vez que se haya a lcanzado el consejo acerca de los cambios por realizar, usted tendrá que interactuar constantemente con quienes hayan a cambiar.

En su calidad de analista de sistema desempeñando la función de agente de cambio, debe promover un cambio que involucre el uso de los sistemas de información. También es parte de su tarea enseñar a los usuarios el proceso del cambio, ya que las modificaciones a un sistema de información no sólo afectan a éste sino que provocan cambios en el resto de la organización.

CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

De la descripciones anteriores sobre los roles que desempeña el analista de sistemas, se deduce fácilmente que el analista exitoso debe contar con una amplia gama de cualidades. Hay una gran diversidad de personas trabajando como analistas de sistemas, por lo que cualquier descripción que intente ser general está destinada a quedarse corta en algún sentido. No obstante, la mayoría de los analistas de sistemas tienen algunas cualidades comunes

En primer lugar, el analista es un solucionador de problemas. Es una persona que aborda como un reto el análisis de problemas y que disfruta al diseñar soluciones factibles. Cuando es necesario, el analista debe contar con la capacidad de afrontar sistemáticamente cualquier situación mediante la correcta aplicación de herramientas, técnicas y su experiencia.

El analista también debe ser un comunicador con capacidad para relacionarse con los demás durante extensos periodos. Necesita suficiente experiencia en computación para programar, entender las capacidades de las computaras, recabar los requisitos de información de los usuarios y comunicarlos a losa programadores. Asimismo, debe tener una ética personal y profesional firme que le ayude a moldear las relaciones con sus clientes.

El analista de sistemas debe ser una persona autodisciplinada y auto motivada, con la capacidad de administrar y coordinar los innumerables recursos de un proyecto, incluyendo a otras personas. La profesión de analista de sistemas es muy exigente; pero es una profesión en constante evolución que siempre trae nuevos retos.

EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

A lo largo de este capitulo, nos hemos referido al enfoque sistemático que el analista toma en relación con el análisis y diseño de sistemas de información. Gran parte de este enfoque se incluye en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC, Systems Development Life Cycle). El SDLC es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especifico de actividades del analista y el usuario.

Los analistas no se ponen de acuerdo en la cantidad de fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, pero en general alaban su enfoque organizado. Aquí hemos dividido el ciclo en siete fases, como se aprecia en la figura 1.3. A pesar de que cada fase se explica por separado, nunca se realiza como un paso aislado. Más bien, es posible que varias actividades ocurran de manera simultánea, y algunas de ellas podrían repetirse. Es mas practico considerar que el SDLC se realiza por fases (con actividades en pleno apogeo que se traslapan con otras hasta terminarse por completo) y no en pasos aislados.

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

En esta primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un problema que no era el que se debía resolver.

La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio. A continuación, en conjunto con otros miembros de la organización, el analista determina con precisión cuales son los problemas. Con frecuencia los problemas son detectados por alguien más, y esta es la razón de la llamada inicial al analista. Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de información computarizados. El aprovechamiento de las oportunidades podría permitir a la empresa obtener una ventaja competitiva o establecer un estándar para la industria.

La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase. En primer lugar, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir. A continuación, podrá determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de información pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos aplicándolas a problemas u oportunidades específicos.
 

Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinar el proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una definición del problema y un resumen de los objetivos. A continuación, la administración debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto.
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Si el grupo de usuarios no cuenta con fondos suficientes, si desea atacar problemas distintos, o si la solución a estos problemas no amerita un sistema de cómputo, se podría sugerir una solución diferente y el proyecto de sistemas se cancelaría.
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DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

La siguiente fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan y son para determinar los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos

El desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, Rapad Application Development) es un enfoque orientado a objetos para el desarrollo de sistemas que incluye un método de desarrollo (que abarca la generación de requerimientos de información) y herramientas de software. En este libro se aborda en el capitulo 6, en conjunto con la elaboración de prototipos, porque su enfoque filosófico es similar, aunque su método para crear un diseño con rapidez y obtener una pronta retroalimentación por parte de los usuarios es un poco diferente. (En el capitulo 18 se abunda en los enfoques orientados a objetos.)

En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el analista se esfuerza por comprender la información que necesita los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los métodos para determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente con los usuarios. Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de la organización y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podría tener un propósito distinto y por lo general lo lleva a la práctica un especialista conocido como analista de información (IA, Información Analista).

Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del área de operaciones. El analista de sistema necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quien (la gente involucra), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuando (el momento oportuno y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por la cual se utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los negocios con los métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseño de un nuevo sistema.

Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que "siempre se han hecho de esta manera", quizá será necesario que el analista mejore los procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos implicados.

 ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma grafica estructurada. A partir de los diagramas de flujote datos se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como sus respectivas especificaciones.

Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condición, las acciones y las reglas de acción. Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas: español estructurado, tablas y árboles de decisión.

En este puno del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista el prepara una propuesta de sistemas que sintetizar sus hallazgos, proporciona un análisis de costo/ beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que debe hacer. Si la administración de la empresa considera factibles algunas de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problemas de sistemas es único, y nunca existe solo una solución correcta. La manera de formular una recomendación o solución depende de las cualidades y la preparación profesional de cada analista.

DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO

En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que asegurar que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.

La concepción de la interfaz d usuarios forma parte del diseño lógico del sistema de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es sumamente importante. Entre los ejemplos de interfaces de usuarios se encuentran el teclado (para teclear preguntas y respuestas), los menús en pantalla (para obtener los comandos de usuarios) y diversas interfaces graficas de usuarios (GUIs, Graphical User Interfaces) que se manejan a través de un ratón o una pantalla sensible al tacto.

La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que almacenaran gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de información. En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para diseñar la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de información de estos últimos.

Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento; también podrían incluir árboles o tablas de decisión, diagramas de flujos de datos, un diagrama de flujo del sistema, y los nombres y funciones de cualquier rutina de código previamente escrita.

DESARROLLO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE

En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de Nassi-Shneiderman y el pseudocodigo. El analista se vale de una mas de estas herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar.

Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ, Frequently Asked Questions) en archivos "Léame" que se integran en el nuevo software. La documentación indica a los usuarios como utilizar el software y lo deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso.

Los programadores desempeñar un rol clave en esta fase porque diseñan, codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de computo. Si el programa se ejecutara en un entorno de mainframe,se debe crear un lenguaje de control de trabajos (JCL , Job Control Language). Para garantizar la calidad, un programador podría efectuar un repaso estructurado del diseño o del código con el propósito de explicar las partes complejas del programa a otro equipo de programadores.

PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solo, y la otra la lleva a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se realiza una seria de pruebas con datos de muestra para determinar con precisión cuales son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema actual.

El mantenimiento del sistema de información y su documentación empieza en esta fase y se lleva a cabo de manera rutinaria durante toda su vida útil. Gran parte del trabajo habitual del programador cosiste en el mantenimiento, y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de manera automática a través de un sitio Web. Muchos de los procedimientos sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al mínimo.

IMPLEMENTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA 

Esta es la ultima fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los fabricantes, pero la supervisión de esta es responsabilidad del analista de sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos formatos anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.

Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluación se lleva a cabo durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe cumplir es si los usuarios a quienes va dirigido el sistema lo están utilizando realmente. Debe hacerse hincapié en que, con frecuencia,el trabajo de sistemas es cíclico. Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar al analista a regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado.

LA NECESIDAD DEL ANALISISTA DE SISTEMA

Roles de sistemas

LA NECESIDAD DEL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

El análisis y diseño de sistema, tal como lo realizan los analistas de sistemas, tiene el propósito de analizar sistemáticamente la entrada o el flujo de datos, procesar o transformar datos, el almacenamientode datos y la salida de información en el contexto de una empresa en particular. Mas aun, el análisis de sistemas se emplea para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de las empresas, a través de sistemas de información computarizados.

Y ésta es la razón por la cual necesitamos una computadora
La instalación de un sistema sin una plantación adecuada conduce a una gran decepción y con frecuencia provoca que el sistema deje de utilizarse. El análisis y diseño de sistema da forma al análisis y diseños de sistema de información, un esfuerzo muy valioso que de otra manera podría haberse realizado fortuita. Se le puede considerar como una serie de proceso sistemáticamente emprendido con el propósito de mejorar un negocio con ayuda de sistema de información computarizado. Gran parte del análisis y diseño de sistema implica trabajar con usuarios actuales y ocasionales de lo sistema de información.
Es impórtate que los usuarios intervengan de alguna manera durante el proyecto para completar con éxito los sistemas de información computarizados. Los analistas de sistemas, cuyo roles en la organización se describen a continuación, constituyen el otro componente esencial en el desarrollo de sistemas de información útiles.

ROLES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente producción de información, con el propósito de mejorar los procesos de una organización. Muchas mejoras incluyen un mejor apoyo a las funciones de negocios a través del uso de sistemas de información computarizados. Esta definición pone énfasis en un enfoque sistemático y metódico para analizar- y en consecuencia mejorar- lo que sucede en el contexto específico creado por un negocio. Nuestra definición de analista de sistema es amplia. El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con suficiente experiencia en computadora. El analista desempeña diversos roles, en ocasiones varios de ellos al mismo tiempo. Los tres roles principales del analista de sistemas son el de consultor, experto en soporte técnico y agente de cambio.

sistemas

Rol del sistema de informacion. se divide en: resto gerenciales, aplicaciones de sistemas clave en la  organizacion, sistema de informacion un cambio planificado, plan de sistema de informacion, plan de sistema  de informacion analisis de empresa, desarrollo de sistema cambio en la organizacion racionalizacion

  
Entrada de Información: Es el procesos mediante el cual el Sistema de Información toma los que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manual o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadora son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los minitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.


Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora , ya que a través de esta propiedades sistemas y archivos. La de información denominadas el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o disco duro, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM)


Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estados de resultados o un balance general de un año base.


Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las  impresora, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de control declientes contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. tiene una interfase automática de salida con el Sistema de


A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:


Actividades que realiza un Sistema de Información:


Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automático).
Pagos, depuraciones, etc.


Proceso:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo de un cliente.


Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catálogo de clientes.
Facturas.


Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Pólizas contables (interfase automática)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.


Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.


Tipos y Usos de los Sistemas de Información


Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
Automatización de procesos operativos.
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.


Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de grupo, sistemas espertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.


Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura 1.3.





A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.


Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.


Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo  de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingreso del proyecto
Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.


Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelo de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.


Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costo y servicios
. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicios. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. diferenciados con clientes y
Apoyan el proceso de innovación de pruductos y proceso dentro de laempresas debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.


Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP(Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.


Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.


Evolución de los Sistemas de Información


De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.


En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recurso y las actividades de la informática.


Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.
El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.
El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.
El persoinal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.
En esta etapa es importante estar consciente de la  resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.


Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:
Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.
El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la gerencia  Administrativa o Contraloría.
El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.
Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.
Los gasto por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marco la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.


Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:
Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).
Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyecto, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del oraganigrama de la Dirección de Administración o finanzas.
El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control aministrativo a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.
En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares detrabajodentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.
Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.


Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:
La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores debase de datos  y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.
En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del sofware disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramienta para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.


Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:
El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.


Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:
Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes decomunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.